Berikut ini peraturan-peraturan yang bisa digunakan untuk kamu dalam mengadakan sebuah meeting dengan baik dan benar menurut para ahli:
1. Datanglah tepat waktu dan bersiaplah
Bersikaplah cepat dalam datang ke pertemuan dan kembali dari istirahat. Bersiaplah untuk berkontribusi dalam mencapai tujuan pertemuan. Datanglah ke pertemuan dengan sikap positif.
2. Tetap hadir secara mental dan fisik
Hadir, dan jangan menghadiri bisnis non-pertemuan. Dengarkan orang lain dengan penuh perhatian dan jangan menyela atau melakukan percakapan sampingan.
Perlakukan semua peserta rapat dengan rasa hormat yang sama seperti yang Anda inginkan dari mereka.
3. Berkontribusi untuk mencapai tujuan
Berpartisipasi 100% dengan berbagi ide, mengajukan pertanyaan, dan berkontribusi dalam diskusi.
Bagikan perspektif dan pengalaman unik Anda, dan bicaralah dengan jujur. Jika Anda menyatakan masalah atau tidak setuju dengan proposal, cobalah menawarkan solusi.
4. Biarkan semua orang berpartisipasi
Bagikan waktu agar semua dapat berpartisipasi. Bersabarlah ketika mendengarkan orang lain berbicara dan jangan menyela mereka. Hormati pemikiran satu sama lain dan hargai kontribusi semua orang.
5. Dengarkan dengan pikiran terbuka
Nilai pembelajaran dari masukan yang berbeda, dan dengarkan untuk menjadi lebih pintar. Tetap terbuka terhadap cara-cara baru dalam melakukan sesuatu, dan dengarkan masa depan yang akan datang. Anda dapat menghormati sudut pandang orang lain tanpa setuju dengan mereka.
6. Berpikir sebelum berbicara
Berusahalah terlebih dahulu untuk memahami, kemudian untuk dipahami. Hindari penggunaan idiom, akronim tiga huruf, dan frasa yang dapat disalahpahami. Tidak apa-apa untuk tidak setuju, dengan hormat dan terbuka, dan tanpa menjadi tidak menyenangkan.
7. Tetap tepat waktu dan tepat waktu
Hormati waktu kelompok dan berikan komentar singkat dan langsung pada intinya. Ketika suatu topik telah dibahas sepenuhnya, jangan diungkit-ungkit kembali. Jangan buang waktu semua orang dengan mengulangi apa yang orang lain katakan.
8. Serang masalahnya, bukan orangnya
Dengan hormat tantang ide tersebut, bukan orangnya. Menyalahkan atau menghakimi akan membawa Anda lebih jauh dari solusi, bukan lebih dekat. Diskusi yang jujur dan konstruktif diperlukan untuk mendapatkan hasil terbaik.
9. Tutup keputusan dan tindak lanjut
Pastikan keputusan didukung oleh kelompok, jika tidak maka tidak akan ditindaklanjuti. Catat masalah yang tertunda dan jadwalkan pertemuan tindak lanjut sesuai kebutuhan.
Identifikasi tindakan berdasarkan keputusan yang dibuat, dan tindak lanjuti tindakan yang diberikan kepada Anda.
10. Catat hasil dan bagikan
Catat masalah yang didiskusikan, keputusan yang dibuat, dan tugas yang diberikan. Bagikan laporan rapat dengan peserta rapat. Bagikan hasil pertemuan dengan pemangku kepentingan lain yang harus terus diingat.